【简讯】

▲东西湖区召开全区档案工作会议。4月1日，东西湖“全区档案工作会议”在区机关大楼会议室召开，各街道（办事处、园区）、区直各部门分管领导参加了会议。区委办、区人大办、区政协办、区政府办分管领导应邀出席会议。会上，区政府分管领导钟作平作了重要讲话，区档案局局长童锦群总结了2007年的档案工作，布置了2008年档案工作。会议对2007年度档案工作中成绩突出的20个先进单位和43名先进个人进行了表彰，受表彰的区人民法院在会上交流了工作经验。

▲2008年3月，慈惠街道办事处石榴红村（鸦渡大队）被省档案局、省委农办、省民政厅联合确认为“湖北省‘三农’档案示范单位”。

▲东西湖区档案局被市档案局评为2007年度档案工作绩效目标管理先进单位。

【业务指导】

照片档案规范管理指导意见

一、照片档案的收集

（一）收集范围

反映本地区、本单位主要职能活动和历史面貌等过程中形成的照片，包括领导人和著名人物与本地区、本单位有关的重大公务活动，本地区、本单位组织或参加的重要活动，记录本地区、本单位经济和社会发展重大事件、重大事故、重大自然灾害等过程中形成的照片和记录本地区、本单位历史面貌、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗等的照片。

（二）收集要求

对属于本地区或单位收集与归档范围的照片，应按照规定由摄影人员或承办单位及时整理，填写说明文字，定期向本地区或单位档案馆（室）移交归档。采用数码相机拍摄的照片归档，在硬盘、光盘等磁性介质上保存的同时，应从有归档价值的照片中选取有代表性的部分冲洗成银盐影像照片归档。对属于本地区国家档案馆收集与归档范围的列为永久保管期限的照片档案，应按《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，与其他载体档案一起向同级国家档案馆移交，其中反映本地区重大活动的照片在活动结束一个月之内应向同级国家档案馆移交。各机关、单位和档案行政管理部门要加强照片档案的收集、征集工作，要广泛宣传照片档案工作的重要性，提高全员形成、收集、保管好照片档案的意识和责任。

二、照片档案的整理

（一）整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、利用的原则。

（二）保管期限

2006年及其以前形成的照片档案，按照照片的价值划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。2007年以其以后形成的照片保管期限的划分，按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，其保管期限分为永久、30年、10年三种。

（三）照片的整理

1、照片的分类。一般单位照片应在全宗内按保管期限一问题进行分类。照片形成较多的单位可分为：业务活动类、机关活动类、会议类、领导视察类四类；照片档案形成少的，可分为业务活动类、机关活动类两类。分类方案应保持前后一致，不得随意变动。

2、照片的排列。照片应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列，即一个种类的照片按照形成的先后顺序排列，同一组照片按重要程度排列，归入照片册，装满为止。

3、照片的编号。照片的编号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一级字符号，照片册存放的照片编号由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式分为两种：格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号；格式二：全宗号—保管期限代码—张号。

4、照片册的选用。应使用国家规范的照片册，同一单位的照片册不得随意变动。对普通照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋（筒）或档案盒中，按照片号顺序排列。

5、照片说明的填写。按照照片时间、人物（含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景、摄影者等6要素，准确概括提示照片影像所反映的全部信息。照片册说明文字栏中标识的6要素项目，仅供填写时参考，可综合6要素的内容打印成文字说明。

一组联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合说明。采用组合照片说明的照片，第一张照片的信息应按6要素要求完整说明，其他单张照片说明可从简。

照片档案的保管，参照《照片档案管理规范》执行。