区档案局关于档案执法年检工作情况的通报

各街道（办事处、园区）、区直机关各部门、企事业单位、区级国家机关、人民团体及有关驻区单位：

2007年是省、市及区档案局实行档案执法年检制度的第一年。为了保证这一制度的顺利落实，区档案局年初将其列入年度工作要点，并转发了实行此项制度的专门文件（见“东档[2007]8号”）。具体开展全区档案执法年检前，区档案局又下发了《区档案局关于开展档案执法年检工作的通知》（“东档[2007]11号”），对年检对象、时间、内容、工作程序和要求、注意事项等进行了明确。年检通知下发后，辖区内许多单位和部门都积极响应此项工作，自觉地依照年检内容对本单位本部门档案工作进行了认真自查和小结。区档案局从七月底起按程序要求对辖区内部分单位部门的档案工作及档案执法年检情况进行了抽查。现将年检自查及抽查有关情况通报如下：

一、档案执法年检自查情况

（一）材料报送情况

截止7月底，全区绝大部分单位和部门都能以认真的态度对待此次档案执法年检工作，有79个单位（部门）进行了档案执法年检自查，其中57个单位（部门）按要求向区档案局报送了自查报告或档案执法年检表。已交自查报告或年检表的单位和部门包括：全区所有的街道（办事处、园区），区委、区人大、区政府、区政协机关办公室，以及区直其它一些机关部门、企事业单位、国家机关、驻区单位等。但是，也有少数单位和部门对此项工作不够重视，有9家应报送档案执法年检自查报告或年检表的单位或部门至今未向区档案局报送相应材料，其中包括区直机关的少数重要部门，区档案局希望这些单位或部门及其有关领导和档案工作人员今后能增强法治意识，端正工作态度，正确对待此项年检工作。

（二）自检综合评析

从本次档案执法年检自查的情况看，全区大多数档案工作目标管理单位和部门都不同程度提高了对档案工作重要性的认识，一些单位和部门的作法很值得学习借鉴。

一是强化组织领导，重视档案宣传。

为了加强对档案工作的领导，区行管局将档案工作与机关其它工作同部署，同组织，同考核；区国土资源（规划）局年头布置工作时有任务，年底工作总结时谈得失，并在局内部开展档案工作评先活动；区民政局将档案工作纳入年终考核目标；走马岭、径河街办等新成立的单位加大了档案工作力度，并逐步形成新的档案管理网络和工作机制。

在积极宣传档案法规和档案工作，增强干部群众的档案及安全保密意识上，辛安渡办事处党政办与综治办联合开展档案法规宣传教育活动；东山办事处以板报等形式宣传档案法规；区农业局、区民政局将档案法宣传纳入局普法教育规划，向有关人员发放档案法规知识宣传资料（人手一册）；区司法局将档案法规纳入机关集中学习内容；区自来水公司组织公司各站（所）档案管理人员开展内部培训，讲授档案法规和管理知识。

二是落实规章制度，遵守管理规范。

为了持续、稳定、制度化地做好档案管理各项工作，区政府办、区党史办、辛安渡和东山办事处、新沟镇街办等许多单位（部门）都明确配备了专职档案员；区人防办制定了《东西湖区人防办关于档案管理的规定》；区检察院连续多年良好地落实了各项档案工作制度；区司法局一直认真执行着档案借阅制度；区审计局全面执行档案工作制度，每年都有一两项业务档案被省厅、市局评为优秀审计档案项目；国税分局确保了人员不缺位，力量不减弱，工作不掉档。

而在遵守工作规范上，区政府办每年档案整理及时，文档移送规范；区纪委、区监察局坚持做到按时归档整档，严格执行各项管理制度；长青街办坚持平时要求和每年底办公室下通知要求相结合，努力做好各类档案的收集归档工作；区经贸委注重做好日常安全巡查；区农业局将案卷质量把关工作做在平时，关口前移，公文拟办中杜绝“三笔”现象；台商投资区管委会严把整理质量关、档案验收关、移交签字关，对整理移交质量手续不合要求的工程项目案卷坚决予以退回，保证了归档质量。

三是改善档案保护，注重档案利用。

随着对档案重要性认识和档案保护意识的不断提高，一些单位和部门加大了对档案管理和保护的投入，使档案工作和管理环境显著改善。区经贸委克服重重困难挤出2万元，挤出1间房改善档案保管条件和工作条件；区建设局、区劳动和社保局、区行管局、长青街办等重视档案保护，投入大量资金购置档案工作设施设备，改善档案管理软硬件环境，确保档案安全；区人事局投资近3万元对区人才中心2000余卷人事档案进行规范整理；区政府办档案室安装了监控设备；区职校为保证档案资料安全，安装了报警系统。

近年来不少单位和部门对充分发挥档案作用，切实提高档案利用水平给予了更多的关注，进行了积极的实践，收到了良好的效果。区纪委档案管理立足于服务反腐倡廉工作，服务于领导决策，服务于基层和机关工作；区国土资源（规划）局档案管理的现代化和档案的高利用率，为档案服务各项工作和改善档案工作整体环境提供了坚实的保障。

四是突出自身特点，坚持管理创新。

新沟镇街办帮农场重点建设项目单位整档，如家园建设单位档案资料验收；区民政局积极做好婚姻和低保专业档案，为群众提供了满意服务；区外经局重视网页维护优化，特别重视电子档案收集保管；区检察院档案现代化管理手段强，有力保证了各项工作顺利开展；国税分局实行文书档案全文管理、电子归档，确保了机关的高效运转；区人武部制定了档案保护、转移应急预案，按照军委、总部“三分四定”要求，对档案资料进行区分管理……等等这些，都体现了各单位部门档案工作在服务中心工作上的积极探索和可喜进步。

二、档案执法年检抽查情况

区档案局在各单位部门自查的基础上，结合平时掌握的情况，7月底至8月初对辖区内12家不同区域，不同类别，不同性质的单位和部门的档案工作及其执法年检工作进行了抽查。被抽查的12家单位部门是：区纪委、区政法委、区教育局、区城管局、区劳动和社保局、辛安渡办事处、新沟镇街办、长青街办、金银湖街办、常青花园新区管委会、国税分局、区党校。经过抽查，我局认为上述被抽查单位及部门的档案工作总体上是好的，涉及档案执法年检四项年检内容的检查情况也较好，无明显违法现象和严重违法行为。但抽查中发现有的单位（部门）工作相对滞后，主要是工作做得不及时，不到位，不符合规范要求。区档案局已对未认真开展档案执法年检工作和年检中发现存在问题的7家单位和部门发出了整改通知书，要求及时整改。

东西湖区档案局

2007年8月7日