为了深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》和中央、省、市关于新农村建设的有关精神，切实提高我区农业大队（公司）档案管理水平，促进家园建设全面健康顺利发展，根据《湖北省村民委员会档案工作规范管理指导意见》和《关于做好农村“家园建设行动计划”档案工作的通知》，现结合我区实际，提出东西湖区农业大队（公司）档案工作规范管理指导意见如下：
一、深刻认识加强农业大队（公司）档案工作规范管理的重要意义
农业大队（公司）（以下简称大队）档案是大队在依法履行职责和开展民主管理活动过程中形成的历史记录，它真实地反映了大队基层组织及农工和村民参与教育、管理、服务、监督的全过程，具有重要的依据、凭证和查考利用作用。做好大队档案规范管理工作，有利于提高大队的管理水平和工作效率，促进村队事务决策和管理的科学化、民主化、法制化；有利于规范和约束干部和村民的行为，维护大队集体和职工群众的合法权益，化解农村各种社会矛盾，密切党群、干群关系，实现农村社会的和谐稳定和农村经济的繁荣与发展。
二、进一步理顺大队档案工作管理体制
大队档案工作要在大队党支部和队委会的领导下，在街（办事处、园区）档案管理机构的监督指导下，实行统一领导，集中管理。在基本衡量标准上，要突出“五有”，即：有领导分管，有专兼职档案工作人员，有保管档案的装具，有档案工作的设备，有档案工作制度。其具体要求是：
1、大队应加强对本大队档案工作的管理，指定专人负责档案工作，并保持所指定人员的相对稳定，支持和引导其参加必要的档案工作业务技能培训。
2、大队应当认真履行下列档案管理职责：
① 根据国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全大队档案工作制度并组织实施；
②负责进行档案登记，及大队自身文件材料的形成、积累和归档工作；
③对档案进行分类、整理、编目、编制必要的检索工具，为档案利用创造条件；
④配备必要的档案装具和设备，妥善保管档案，确保档案的完整与安全；
⑤按照有关规定和程序，对大队档案价值进行鉴定，销毁不具有保存价值的档案；
⑥对档案的接收、移交、销毁、利用等情况进行统计；
⑦收集和保管有价值的资料。
3、各大队应自觉接受街（办事处、园区）档案管理机构及其档案工作人员和上级有关部门对档案工作的业务指导、监督与检查。同时，要在档案行政管理部门和街（办事处、园区）指导下，结合本大队实际，制定可行的大队档案工作人员岗位责任制、档案保管制度、档案利用制度等规章制度（包括编制本大队《档案文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》）。
4、要明确大队各类档案文件材料的归档时间、整理方法和保管期限，确保文件材料收集齐全、分类科学、整理有序，便于保管和利用。
5、大队履行各种职责所形成的档案，可以先由大队各项工作的分管人员分头收集整理保管，年终时或次年初再集中统一保管；也可由指定的专（兼）职档案工作人员随时直接收集整理保管。
6、有条件的大队要建立综合档案室，并逐步采用现代化手段管理档案；要注重档案的开发利用工作，努力将综合档案室建设成档案信息图书资料等文化活动场所，实行一体化管理。不具备条件的大队，要有专人、专柜管理，必要时可以由街（办事处、园区）综合档案室代为保管。
7、要确保档案的安全和保密。大队档案的利用要本着维护集体和农户个人利益的原则，明确利用范围和审批程序。严禁私自藏匿和销毁档案。
三、明确大队档案的归档范围
大队在依法履行职责和开展活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等形式的文件材料，均应归档。具体归档范围是：
（一）文书文件材料
1、综合管理：上级党委、政府及其它有关部门关于农业农村工作的重要法规、政策、通知、意见；大队党支部、队委会会议记录；大队机构设置、启用印章、介绍信存根、班子建设、干部任免、奖惩、村民代表、队务公开监督小组成员及民主理财小组成员花名册、党员干部名册、新党员发展计划及考察、表彰先进、经验交流、党风廉政建设、党员教育等文件材料。
2、民主选举：上级有关民主选举政策法规性的文件；换届选举请示、批复、工作方案、程序、办法、选举支委会与队委会名单、选民名单、候选人名单、选票式样和收回的选票，选举结果报告及当选人员名单，重新选举、另行选举、辞职、罢免等文件材料。
3、民主决策：村民会议、村民代表会议等方式民主讨论决定的涉及村民利益重大事项过程中形成的文件材料。
4、民主管理：村规民约、村民自治章程、队委会的决定、决议、村民管理台帐、民事调解、社会治安综合治理、人口与计划生育、工青妇工作、文教卫决定事项、规章制度、科技推广，安全生产、精神文明建设、文明创建等文件材料；改制算断、养老保险、优抚、合作医疗、就业与再就业、农村最低保障文件材料；民兵及预备役人员管理文件材料；农民工管理文件材料；农村土地承包、招商引资、征地拆迁补偿、扶贫开发、移民等农村经营管理文件材料及农业科技推广项目管理文件材料。
5、民主监督：队务公开、民主评议、财务及财产管理、审计、农村合作基金、农工负担监督管理等文件材料。
（二）科技文件材料
1、基建：大队基建项目审批、设计、施工、竣工文件材料及图纸。
2、设备：大队集体购置的办公设备设施的图纸、维修及使用说明书。
（三）村民文件材料
村民家庭成员基本情况表、承包合同、宅基地界定图纸、外出务工、经济收入记录、计划生育登记表、生产经营及其它具有保存价值的文件材料、图表、照片、实物。
（四）声像文件材料
1、照片：反映大队重大活动、村容村貌、文明建设、生产技术及上级领导、重要人物检查、视察等活动中形成的照片。
2、音像：反映大队重大活动及上级领导、重要人物检查、视察等活动中形成的录音带、录像带。
（五）电子文件
1、大队管理文件、图表等的磁盘、光盘。
2、购买、接收应用软件的磁盘、光盘。
（六）实物
反映大队在各项职能活动中获得的证书、奖状、奖杯、锦旗、赠品及不同时期形成的已失效的印章；反映大队历史面貌的实物（如具有代表性的古老民宅、宗族祠堂、族谱、墓志铭等实物）
四、大队各类档案的整理方法及保管期限
（一）文书文件材料
按照《武汉市归档文件整理暂行办法》（武档[2003]11号文件）整理。一般可按党群工作、人口计生、综治民调、安全生产、队务公开、扶贫优抚、村民自治、社会保障（医疗、保险等）、专项工作、重大事件、特色活动等大类，区分不同保管期限，分别组卷、排列、装盒。
原则上，对大队集体或农户及农工个人有特别重要保存价值和凭证作用的档案材料永久保存，比较重要和一般性的档案材料定期保存（一般为10年）。
（二）科技文件材料
基建档案按项目组卷、排列、装盒。保管期限：永久
设备档案按类或件组卷、排列、装盒。保管期限：长期
（三）村民文件材料
按户组卷、排列、装盒。保管期限：长期或永久
（四）声像文件材料
按类（照片档案、音像档案）或组（即不同主题）分别排列入册，并注明每张或每组照片、音像材料的编号、题名（即内容）、拍摄或录制时间、地点、人物、背景、摄录者。保管期限：永久。
（五）电子文件
按类（磁盘档案、光盘档案）或组（即不同主题）分别排列入册。保管期限：永久（电子档案文件须隔几年定期进行复制拷贝一次）。
（六）实物
按类别排列、编号保存。保管期限：永久。
东西湖区档案局
2007年3月12日 | 